Polityka przetwarzania danych osobowych

Co to jest RODO?
 
RODO to powszechnie używany skrót Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, mającego zastosowanie
od 25 maja 2018 r.
 
W jakim celu RODO jest wprowadzone?
 
Celem RODO jest ustanowienie jednolitych zasad przetwarzania danych osobowych w całej Unii Europejskiej.
Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. I i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE (dalej jako:
„RODO”) stosowanego od 25 maja 2018 r. informujemy Państwa o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy
Państwa dane osobowe (dalej jako „dane”), a także o przysługujących Państwu prawach związanych z ochroną
danych.
 
1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i z kim można się skontaktować?
 
Administratorem Państwa i Państwa dziecka danych jest Niepubliczny Żłobek „KLEKOTEK” s.c. Dorota Gorajska
Anna Banach (dalej jako „Spółka”), z którą można się skontaktować:
1. pisemnie, kierując korespondencję pod adres: 65-223 Zielona Góra, ul. Piękna 22/24.,
2. telefonicznie, pod numerem: +48 604640276,
3. e-mailowo, pod adresem: dorota-gorajska@wp.pl oraz w inny sposób wskazany na stronie
www.klekotek.pl
Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.
 
2. Dlaczego, po co i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane?
 
Przetwarzamy Państwa dane zgodnie z postanowieniami RODO i polskimi przepisami w zakresie ochrony
danych.
Robimy to, ponieważ wypełniamy:
1. zobowiązania wynikające z umowy oraz podejmujemy działania na żądanie osoby, której dane dotyczą,
przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO),
2. obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit c RODO),
3. zadania służące interesowi publicznemu (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
 
Co to oznacza?
Dane są przetwarzane w celu realizacji czynności, zawarcia lub wykonania umowy, w związku z którymi zostały
przekazane do Spółki, na przykład w celu realizacji procesu rekrutacji do prowadzonego przez nas żłobka,
otrzymania dofinansowania ze środków publicznych, nawiązania relacji w ramach umowy pośrednictwa, o
współpracy lub innej umowy handlowej, w zależności od okoliczności.
 
Dane są przetwarzane w celu wykonywania przez Spółkę działalności w zakresie sprawowania opieki nad
dziećmi do lat 3 oraz świadczenia innych usług w ramach realizacji umów zawartych z klientami lub w celu
realizacji działań wykonywanych na życzenie klienta przed lub w związku z zawarciem umowy, a także w celu:
  • prowadzenia wobec Państwa działań marketingowych w tym prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług (głównie na profilu w mediach społecznościowych oraz na stronie internetowej),
  • kontaktowanie się z Państwem, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności i za Państwa zgodą – przez email oraz telefon;
  • windykacji należności;.
Jako Spółka podlegamy szeregowi zobowiązań prawnych wynikających np. ustawodawstwa podatkowego,
przepisów z zakresu prawa pracy i ubezpieczenia społecznego oraz innym wymogom regulacyjnym. Możemy
być ponadto zobowiązani do realizacji zadań w interesie publicznym, w szczególności do celów obejmujących
przeciwdziałanie przestępstwom. W razie konieczności będziemy przetwarzać Państwa dane w celu realizacji
wymogów nakładanych m.in. przez wyżej wskazane regulacje.
 
Ponadto istotne jest, że:
  • przetwarzamy dane, jeśli zajdzie taka potrzeba, do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Robimy tak na przykład wtedy, gdy przetwarzamy dane osób działających na rzecz klientów i kontrahentów, dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, w marketingu bezpośrednim produktów i usług Spółki (głównie na profilu w mediach społecznościowych), do wewnętrznych celów administracyjnych Spółki, takich jak: kwestie pracownicze lub związane ze współpracą, przygotowanie statystyk i raportowanie wewnętrzne oraz zewnętrzne Spółki.
  • przetwarzamy dane na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), udzielonej w określonych celach (np. otrzymanie dofinansowania do pobytu dziecka w żłobku ze środków publicznych). Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przez Spółkę danych: do czasu wycofania zgody lub w okolicznościach, w których Spółka przetwarza dane w oparciu o inną podstawę niż Państwa zgoda lub gdy wycofanie zgody będzie wiązać się z utratą dotacji budżetowych.
3. Komu możemy przekazywać dane?
 
Dane mogą być udostępniane innym odbiorcom w celu wykonania umowy z Państwem, w celu wykonania
ciążącego na Spółce obowiązku prawnego, w oparciu o Państwa zgodę lub dla celów wynikających z prawnie
uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej.
 
Odbiorcami mogą być w szczególności: upoważnieni pracownicy Spółki oraz inne osoby działające z
upoważnienia Spółki, upoważnieni pracownicy Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego i Urzędu Miasta Zielona
Góra, Ministerstwo Finansów, instytucje kredytowe i płatnicze, banki, urzędy skarbowe, instytucje prawa pracy
i ubezpieczeń społecznych, zakłady ubezpieczeń oraz inne instytucje upoważnione do odbioru Państwa danych
na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
 
Dane są przekazywane również podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Spółki i osobom działającym z
ich upoważnienia, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy ze Spółką i wyłącznie
zgodnie z poleceniami Spółki oraz pod warunkiem zachowania tajemnicy zawodowej i ubezpieczeniowej (czyli
szczególnych obowiązków ochrony informacji wynikających z odpowiednich przepisów prawa). Do grona
podmiotów realizujących zadania w imieniu i na rzecz Spółki zaliczają się podmioty świadczące usługi w 
szczególności z zakresu działalności biurowo-administracyjnej, informatycznej, windykacyjnej, prawnej,
ubezpieczeniowej, marketingowej.
 
4. Czy Państwa dane zostaną przesłane do państwa trzeciego (poza Unię Europejską)?
 
Dane mogą być przekazywane do odbiorców w krajach spoza Unii Europejskiej („ państwa trzecie”) jeżeli jest to
niezbędne do wykonania umowy zawartej pomiędzy Państwem a Spółką lub do podjęcia działań przed
zawarciem takiej umowy w celu jej zawarcia, w ramach korzystania przez Spółkę z infrastruktury informatycznej
(m.in. poczta elektroniczna).
 
5. Jak długo będą przetwarzane (przechowywane) Państwa dane?
 
Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 2,
tj.:
  •  w zakresie realizacji zawartej ze Spółką umowy — do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub dla realizacji ewentualnych roszczeń,
  • w zakresie wypełniania zobowiązań prawnych ciążących na Spółce w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartych umów — do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Spółkę,
  • w zakresie przetwarzania realizowanego wyłącznie w oparciu o zgodę — do czasu niezwłocznego usunięcia danych, zrealizowanego w oparciu o zgłoszone przez Państwa żądanie,
  • do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych.
6. Jakie prawa przysługują Państwu, aby dane były odpowiednio chronione?
 
Mają Państwo prawo:
  • żądać dostępu do swoich danych, a także żądać ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia, wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych w zakresie, jakiego dotyczy ta zgoda, z tym zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem, 
  • żądać przeniesienia dostarczonych Spółce przez Państwa danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzanych na podstawie zgody. Przeniesienie polega na otrzymaniu przez Państwa od Spółki Państwa danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawie do przesłania ich innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe. Uprawnienie nie dotyczy danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Spółki,
  • wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Państwo uznają, że przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy, w tym RODO.
Ponadto mają Państwo prawo wnieść w dowolnym momencie sprzeciw wobec przetwarzania przez Spółkę
danych:
  • z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy Spółka przetwarza dane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 21 ust. 1 RODO), w celach związanych z marketingiem bezpośrednim, w tym wobec profilowania w celach marketingowych, w zakresie w jakim przetwarzanie danych jest związane z marketingiem bezpośrednim (art. 21 ust. 2 RODO).
 
Spółka w celu realizacji Państwa prawa może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia
tożsamości.
 
7. Czy mają Państwo obowiązek dostarczyć dane?
 
W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania wnioskowanych czynności lub
zawarcia i realizacji umowy ze Spółką oraz otrzymania dofinansowań do pobytu dziecka w żłóbku, podanie
przez Państwa danych jest warunkiem wykonania wnioskowanych czynności lub zawarcia tej umowy.
Dodatkowo, tam gdzie ma to zastosowanie, wymagają tego przepisy prawa, możemy prosić o podanie innych
danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.. Jeśli Państwo nie dostarczą Spółce
niezbędnych informacji lub dokumentów, Spółka nie będzie mogła przeprowadzić wnioskowanych czynności
lub zawrzeć i realizować umów oraz prowadzić obsługi.
W pozostałych przypadkach podanie danych i zgoda na udostępnianie wizerunku ma charakter dobrowolny.
 
8. Skąd pozyskujemy Państwa dane i jakie są ich kategorie?
 
Większość przetwarzanych przez Spółkę danych pochodzi bezpośrednio od zainteresowanego podmiotu, w
szczególności klienta – są to dane Państwa oraz Waszego dziecka, które uczęszcza do prowadzonego przez nas
żłobka.
 
Część danych może pochodzić m.in. od podmiotów, którym udzielili Państwo zgody na ich przekazanie, od osób
reprezentujących Państwa (w tym na podstawie udzielonego pełnomocnictwa), z publicznych ewidencji i
rejestrów. Te źródła dotyczą danych takich jak: dane identyfikujące Państwa i Państwa dziecka, dane
kontaktowe, adres e-mail, dane socjodemograficzne (np. dane dotyczące daty urodzenia, numeru PESEL,
adresu zamieszkania, wykształcenia, stanu cywilnego), dane dotyczące istniejących zobowiązań.
Niektóre dane — dotyczy to danych przedsiębiorców — pozyskujemy również z innych źródeł publicznych, tj. z:
Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej czy podobnych źródeł
zlokalizowanych w innych krajach oraz od podmiotów prywatnych specjalizujących się w zbieraniu i
udostępnianiu informacji o przedsiębiorcach.
 
W przypadku danych osób reprezentujących przedsiębiorców lub też działających w inny sposób na ich rzecz,
dane pozyskujemy zarówno z wyżej wymienionych źródeł, jak i od samych przedsiębiorców.
 
9. W jakim stopniu korzystamy z automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania?
 
Przetwarzanie Państwa danych nie odbywa się w sposób zautomatyzowany.